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湖北省社区档案管理办法(鄂档规〔2011〕3号)

发布时间:2011-06-12 00:00 编辑:州档案局

鄂档规〔2011〕3号    

湖北省档案局湖北省民政厅 关于印发《湖北省社区档案管理办法》的通知   各市、州、县档案局、民政局: 为了加强湖北省社区档案规范化管理,提高全省社区档案工作水平,更好地为社区各项工作服务,根据国家有关档案工作法律法规和规范、标准的规定,结合全省实际,省档案局、省民政厅对《湖北省社区档案管理暂行办法》(鄂档〔2003〕20号)进行了修订,形成了《湖北省社区档案管理办法》,现印发给你们,请结合实际认真贯彻执行。     二○一一年七月十一日 湖北省社区档案管理办法   第一条 为加强和规范社区档案管理,更好地为社区各项事业发展服务,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城市居民委员会组织法》及国家有关法律、法规,结合湖北省实际,制定本办法。 第二条 本办法所指的社区档案,是在社区管理、服务等活动中直接形成的,对国家和社会具有保存价值的各种门类、形式和载体的历史记录。 第三条  不设区的市、市辖区、县民政部门和档案行政管理部门在其上级业务部门的指导下,负责本地社区档案工作的业务指导,帮助社区制定档案工作制度,培训档案管理人员,加强档案管理的执法与检查。 第四条 乡(镇)人民政府、街道办事处应加强社区档案工作,帮助解决社区档案工作所需的经费和设施。 第五条 社区应建立综合档案室,配备档案人员,集中统一管理社区档案,开展档案利用服务工作。社区应建立档案人员岗位责任制以及档案保管、利用、鉴定和销毁等相关工作制度,编制本社区档案分类方案、归档范围、保管期限表(“三合一”制度)。 社区档案管理人员应参加业务培训,取得上岗资格证书。 第六条 社区文件材料的收集 在社区管理、服务工作中形成的,对国家和社会有保存价值的文件材料应当依法归档保存,任何单位和个人不得据为己有。 社区文件材料的收集范围参照《湖北省社区档案分类方案、归档范围、保管期限表》(见附件1)执行。 社区形成的文书文件材料于次年6月底前归档。基建文件材料于项目结束或中止后归档。设备随机文件材料在开箱时归档,安装及维修材料在工作结束后归档。会计文件材料由财务部门按年度整理归档,在财务部门保存一年后向档案部门移交。声像材料、电子文件、实物档案等随时归档。国家有特殊规定的,从其规定。 第七条 社区文件材料的整理 社区文件材料按照国家和湖北省有关规定、标准整理,做到分类科学、整理规范、编目有序,便于保管和利用。档案整理工作在档案室组织指导下,由文件材料形成部门或经办人员负责。 第八条 社区档案的保管 社区档案由社区综合档案室集中保管。有条件的社区要实行档案库房、阅览室“二室”分开。档案库房应具有防火、防盗、防有害生物、防高温、防潮、防水、防霉、防尘、防紫外线等设施。社区档案的装具应符合国家标准。 第九条 社区档案的统计、鉴定和销毁 社区应建立各种档案统计台账,对档案的收进和移出、档案保管数量、借阅和利用效果、销毁等情况进行及时、准确的登记和统计。 保管到期的档案应组织鉴定小组进行鉴定。鉴定小组由社区档案工作负责人和相关人员组成。对失去保存价值的档案由鉴定小组撰写销毁报告并编制销毁清册,经社区居委会主任审批后,指定两人监督销毁。国家有特殊规定的,从其规定。严禁擅自销毁档案。 第十条 社区档案的利用 社区综合档案室应积极开发档案信息资源,做好档案利用服务工作。机关、团体、企事业单位、其他组织及本辖区居民持有介绍信和合法身份证明,可利用社区已公开的档案。利用不宜公开的社区档案,需经社区居委会主任审批。利用社区档案,不得侵害国家、集体和个人的合法权益。 社区应根据工作需要,编制常住人口登记表,失业、下岗人员登记表,社区优抚对象登记表,社区服务点登记表,社区低保人员情况表,社区残疾人情况表,社区企事业单位基本情况表,计划生育卡片,撰写社区大事记、组织沿革等专题材料,并建立全宗卷。 第十一条 社区档案的信息化管理 社区综合档案室应积极采用计算机等先进技术,逐步实现档案管理的信息化、现代化。社区形成的电子档案,应采取2种以上可靠存储介质进行离线备份。 第十二条 社区档案工作目标管理 各社区要实现规范化建档,并创造条件逐步达到省级社区档案工作合格标准(见附件2)。合格单位认定工作由社区申报,经县级档案行政管理部门和民政部门评审后,报市、州、省直管市、神农架林区档案行政管理部门审批。社区档案管理达到省级合格标准,作为评选省级示范社区的条件之一。湖北省社区档案工作合格单位申报审批表见附件3。 第十三条 社区档案工作的奖惩 在社区档案工作中作出显著成绩的单位和个人,由其所在的乡(镇)人民政府、街道办事处或县以上档案行政管理部门给予表彰和奖励。 发生违反《档案法》及《湖北省档案管理条例》行为的,依法追究相关责任。 第十四条 本办法由湖北省档案局和湖北省民政厅负责解释。 第十五条 本办法自发布之日起施行。原《湖北省社区档案管理暂行办法》(鄂档〔2003〕20号)同时废止。   附件:1.湖北省社区档案分类方案、归档范围、保管期限表(参考式样) 2.湖北省社区档案工作合格标准 3.湖北省社区档案工作合格单位申报审批表

附件1: 湖北省社区档案分类方案、归档范围、保管期限表 (参 考 式 样) 分类方案 归    档    范    围 保 管 期 限 门类 类别 文 书 文 件 材 料   W 党 群 工 作 1 社区党总支(支部)在上级会议上的典型发言、经验交流材料 30年 2 社区党总支(支部)换届、改选的通知、名单、议程、报告、选举结果 永久 3 社区党总支(支部)领导成员任免的请示及上级党组织的通知、批复 永久 4 社区党总支(支部)会议记录、决定 永久 5 上级党组织关于党的建设、总支(支部)工作的通知、规定、办法、制度 重要的 一般的     永久 10年 6 社区党总支(支部)制定的各项工作制度 30年 7 社区党总支(支部)党、团员名册及统计报表 永久 8 社区发展党员、团员的文件材料 永久 9 社区党总支(支部)关于本社区党员党风廉政建设、民主评议、党员教育培训等的通知、报告、决定、总结、记录 重要的 一般的     永久 10年 10 社区党总支(支部)党、团组织关系介绍信及存根 永久 11 社区党组织及党员、干部表彰的通知、通报、决定 县级(含)以上表彰、奖励的 县级以下表彰、奖励的   永久 30年 12 社区党党员、干部处分的通知、通报、决定 警告(不含)以上的 警告   永久 30年 文 书 文 件 材 料   W 党 群 工 作 13 社区党总支(支部)工作计划、总结 年度及年度以上的 年度以下的   30年 10年 14 社区群团、社会、志愿者等组织代表大会的会议记录、报告、专题材料     重要的      一般的     永久 10年 15 社区群团、社会、志愿者等组织机构人员名册、统计报表 永久 16 社区群团、社会、志愿者等组织的工作计划、总结 10年 社 区 自 治 管 理 1 社区居委会换届选举的方案、选民登记册、候选人名单、选票、公告、结果、总结等 永久 2 社区召开的居民(代表)大会、协商议事会等各种重要会议的通知、议程、会议记录、工作报告等 永久 3 社区召开的居民听证会、民主恳谈会、民主评议、民主协商、矛盾纠纷调解、民情民意反映等会议的通知、名单、议程、总结、纪要等 30年 4 社区居务公开的事项、时间、居民反馈意见及处理结果 30年 5 社区开展的专项活动形成的文件材料 重要的(如创先争优、文明创建等) 一般的(如文艺体育、科普教育、环保卫生、健康等)   30年 10年 6 上级机关关于社区居委会自治管理工作的文件材料 重要的(政策、法规性文件) 一般的(一般性的通知)   永久 10年 7 社区关于自治管理的请示及上级的批复、批示 永久 8 社区居委会下属委员会、居民小组长、楼栋长名册 10年 9 社区居民自治章程、居民公约 永久 文 书 文 件 材 料   W 社 区 自 治 管 理 10 社区制定的各项规章、制度、规范、公约等 10年 11 社区专职工作人员的培训、考核、社区志愿者登记等文件材料 10年 12 社区编写的组织沿革、大事记 永久 12 社区与其他单位、个人签订的合同、协议     重要的     一般的   永久 10年 14 社区启用和废止印章的通知 永久 15 社区房产、土地凭证,固定资产凭据 永久 人 口 计 生 1 社区居民、各类人口(家庭)登记、统计材料 永久 2 上级机关关于人口和计划生育工作的通知、意见、规定 10年 3 社区育龄妇女、计生审批等登记、统计材料 30年 4 社区暂住人口计划生育管理材料 30年 5 社区计划生育情况年度统计报表 永久 6 社区计划生育药品管理、技术服务文件材料 30年 7 社区人口和计划生育工作计划、总结、报告 10年 民 政 事 务 1 上级机关关于低保、双拥、兵役、助残、扶贫、养老、救灾、殡葬工作的规定、意见、通知 30年 2 社区关于各项民政事务工作的会议记录、典型材料 30年 3 社区关于残疾人、低保户的登记、名册及办理材料,生活保障金发放登记等材料 永久 4 社区居民服兵役、预备役人员登记名册 永久 5 社区扶贫救灾捐款、捐物人员名册、统计表,好人好事登记簿 30年 6 社区开展双拥、助残、扶贫、养老、救灾的慰问活动的材料 10年 7 社区居民殡葬火化初审证明、存根、登记册 30年 8 社区关于低保、双拥、兵役、助残、扶贫、养老、救灾等的工作计划、总结 10年 9 社区居民办理收养初审登记材料 永久 文 书 文 件 材 料   W 综 合 治 理 1 上级机关关于治安、调解工作的政策、法规、批示、通知 30年 2 社区受理调解民间纠纷记录、报表、报告、和促成和解的协议书、调解书 30年 3 社区办理的人民群众来信、来访材料 有领导批示和处理结果的 其他有处理结果的   永久 30年 4 社区治安防范人员名单 30年 5 社区开展释放、劳教、监管人员的帮教、服务、管理活动的文件材料 30年 6 社区社会治安、出租房屋等基本情况统计表 10年 7 社区社会治安综合治理、普法教育的工作计划、总结、报告 10年 文 教 卫 生 1 上级机关关于文化、教育、卫生工作通知、规定、意见 30年 2 社区开展科普宣传教育、知识讲座及文艺、健身、卫生防疫等活动的方案、通知、意见、计划、总结 10年 3 社区环境整治、绿化、美化等工作中形成的文件材料  10年 4 社区关于整修街道、院落等工作的计划、总结、统计表 重要的 一般的   30年 10年 5 社区爱卫会监督员名册、职责、规章、制度 30年 6 社区文化站、活动室等文娱设施使用情况登记、统计 10年 7 社区公共卫生工作计划、总结、统计表 10年 社 区 服 务 1 上级机关关于社区服务项目的规定、通知 10年 2 社区居民申请廉租房、经济适用房申请、登记材料 30年 3 社区居民老年证办理的申请、初审及证明材料 30年 4 社区居民办理医疗、养老、失业、生育保险的申请材料 30年 5 社区失业人员情况、求职情况登记表 10年 文 书 文 件 材 料   W 社 区 服 务 6 社区居委会房屋出租、企业租赁,经营承包协议书、合同、公证书等 重要的(20年及以上的) 一般的(20年以下的)   永久 10年 7 社区服务业、物业管理机构注册登记、年检、变更、注销等文件材料 永久 8 社区服务网点设置、服务内容、服务机构名单、运营情况等文件材料 10年 9 社区内各小区物业维修基金使用情况报告 永久 10 社区公益事业经费筹集办法、资金及使用情况的报告 30年 11 社区集体经济收益所得及其使用情况 30年 12 社区集体经济项目的立项、承包方案及社区公益事业建设方案、规划 永久 13 社区各项服务工作的计划、总结、报告 10年 14 社区各类服务组织和人员登记表 10年 科 技 文 件 材 料 K 基 建 类 Kj   1 社区工程项目可行性研究报告、计划任务书 永久 2 社区关于基建投资、征地项目等方面的批复、请示、报告等 永久 3 工程立项的文件材料 永久 4 工程选址及征地的报告、请示与批复、土地使用证 永久 5 工程计划、审批材料、协议、合同 永久 6 工程设计依据性文件、基础资料及开发工程报告 永久 7 工程施工图 长期 8 施工设计说明、计算书、预算书、工程设计总目录 永久 9 施工设计变更通知单、现场修改、补充文件和图样 永久 10 工程施工的承包合同、协议书、执照、方案、开工报告、图纸会审记录、施工措施、预算书等 永久 科 技 文 件 材 料 K 基 建 类 Kj 11 工程施工中的各种记录及监理材料 永久 12 竣工图、竣工验收证明书、资料及批复 永久 13 工程预算书、竣工验收证明书 永久 14 工程项目使用、管理、维护、改造、扩建中形成的文件材料 永久 设 备 类 Ks 1 社区购置的电器设备、办公设备、汽车等重要设备仪器的使用说明书、原理图纸、产品合格证、有关参数图表、装箱单及维修等情况记载      使用年限较长的     使用年限短的       30年 10年 会 计 文 件 材 料 KJ 凭证               KJp 1 社区各类会计原始凭证、记账凭证和汇总凭证 15年 账簿 KJz 1 社区会计总账(包括日记总账) 15年 2 社区会计日记账 15年 3 社区会计明细账、分户账或登记簿 15年 4 社区会计现金出纳账 25年 5 社区会计银行存款帐 25年 财务 报告 KJb 1 社区会计年度决算报表、报告及文字说明 永久 2 社区会计月、季度报表及分析材料 5年 3 社区主要财务指标报表 15年 其他 KJq 1 社区会计档案保管、销毁清册 永久 2 社区会计档案交接凭证 15年 3 社区银行对账单、利息清单 5年 声像 材料 S 照片

Sz 1 上级领导来社区检查指导工作的照片(含底片、下同) 永久 2 社区举办重大活动或主要业务活动形成的照片 永久 3 社区组织一般活动形成的照片 30年 声像 材料 S 录音 Sy 1 上级领导来本地及社区视察工作的重要讲话录音 永久 2 社区重要会议、重大活动现场录音 永久 3 有关部门协助录制的宣传社区工作的录音 30年 录像

Sx 1 上级领导来本地及社区视察工作的录像资料 永久 2 社区重要会议、重大活动的录像 永久 3 社区为宣传、记录、介绍为目的摄制的资料、专题片 30年 电 子 文 件 材 料   D 磁盘Dc 1 社区各类文件材料的备份磁盘 根据形成文件材料的最高保管期限确定,并予以标识 2 社区使用的各种应用软件磁盘 光盘

Dg 1 社区各类文件材料形成的光盘 2 社区使用的各种应用软件光盘 磁带 Dd 1 社区各类电子文件材料数据备份 实     物     SW 奖品

SWj 1 社区获得的奖状、奖杯、锦旗、奖章、荣誉证书     重要的     一般的   永久 30年 印章

SWy 1 社区及所属单位失效的印章     发文章、法人章及办事机构的印章     其他职能机构印章及工作用章   永久 15年 字画

SWz 1 上级领导、著名人物来社区视察、指导时留下的题词、签名、书画     重要的     一般的     永久 30年 赠品 SWp 1 有关单位及个人赠送社区的纪念性物品 重要的 一般的   永久 30年 其他

SWq 1 反映社区主要职能活动的有代表性的实物                重要的     一般的   永久 30年   附件2: 湖北省社区档案工作合格标准   一、社区居委会有主任(或副主任)分管档案工作,有档案工作人员并执证上岗,有专室或专柜保管档案。(20分) 二、制定了本社区档案分类方案、归档范围、保管期限表(“三合一”制度),建立了档案管理、利用、鉴定、销毁等工作制度。(10分) 三、本社区在开展各项工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的文件材料收集齐全,整理规范,并实行了集中统一管理;编制了各门类和载体档案检索工具。(35分) 四、编写了本社区大事记、组织沿革、基础数据汇编等编研材料。按标准建立了全宗卷。(20分) 五、按《湖北省社区档案管理办法》规定,开展档案利用服务工作,取得明显成效。(15分) 六、对文书和利用频繁的其他门类档案实行计算机管理,建立了数据库,并能进行档案的计算机检索、统计、编目。(加10分) 按以上标准考评,评分90分(含)以上的为合格单位。       附件3:   申报单位     省 级 合 格 标 准 自查 得分 考评 得分 自查   考评   情况 1 社区居委会有主任或副主任分管档案工作,有档案工作人员并执证上岗。有专室或专柜保管档案。(20分)     2 制定了本社区档案分类方案、归档范围、保管期限表,建立了档案管理、利用等工作制度。(10分)     3 本社区在工作活动中形成的各种门类和载体的归档文件材料收集齐全,整理规范,并实行了集中统一管理,编有基本的检索工具。(35分)     4 编写了本社区大事记、低保人员情况表、计划生育卡片等。建立了全宗卷。(20分)     5 按《湖北省社区档案管理办法》规定,开展档案利用服务工作,取得明显成效。(15分)     6 对文书和其他门类重要和利用频繁的档案实行计算机管理,建立数据库,并能进行档案的计算机检索、统计、编目。(加10分)     总 分 100 + 10分     审批       情况 县(市、区)档案部门 意见                  (盖章)     年   月  日 县(市、区)民政部门 意见                   (盖章)         年   月  日   市、州及省直管市、神农架林区 档案部门 审批意见                                        (盖章) 年   月  日   湖北省社区档案工作合格单位申报审批表 申报日期:    年    月   日                    评审日期:     年    月   日                                              

主题词:社区 档案管理 办法 通知   抄送:国家档案局,民政部,省法制办。

湖北省档案局办公室              2011年7月11日印发

打印:刘             校对:舒            共印380份

 

责任编辑:州档案局